5 dicas para fazer um controle de ponto eficiente

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Por certo, a realização do controle de ponto dentro das empresas é um processo que facilita a rotina do RH. Além disso, essa prática oferece segurança e confiabilidade para as empresas e funcionários.

Assim, ao contar com a tecnologia e dar a devida importância à marcação do ponto, envolvendo os funcionários e apresentando a eles a real função do controle, esse processo tende a ser ainda mais adotado e feito corretamente. 

Por isso, neste artigo, desenvolvido em parceria com o Tangerino – controle de ponto digital, trazemos as principais informações sobre o controle de ponto. Além disso, incluímos questões importantes no que diz à legislação trabalhista. Bem como, dicas para tornar esse processo mais eficiente. Confira!

O que é o controle de ponto e o que diz a legislação sobre esse processo

O controle de ponto é um importante processo de gestão realizado para saber, de forma oficial e organizada, qual é a jornada de trabalho dos funcionários. Ou seja, durante quantas horas eles ficam à disposição da empresa durante o dia.

Nesse sentido, o ponto deve ser marcado pelo funcionário quatro vezes ao dia. Os momentos mais comuns são: quando ele chega à empresa, quando sai e retorna do almoço, e ao final do expediente.

É com esse registro que a empresa consegue visualizar atrasos e faltas, além de realizar cálculos importantes, como horas extras, bônus e descontos.

O controle de ponto também protege a empresa contra processos trabalhistas, servindo como provas em casos judiciais. Assim como serve ao funcionário também, caso ele se encontre nessa situação e seja necessário comprovar sua jornada.

Tipos de controle de ponto

Ao longo dos anos, as formas de se fazer o controle de ponto foram passando por alterações, principalmente com o surgimento de tecnologias cada vez mais avançadas. Com isso, os sistemas foram evoluindo e garantindo mais segurança e agilidade no controle de ponto. Veja os principais tipos:

Ponto manual

Considerado o modelo mais antigo, é feito por meio de livros, quando o colaborador anota seus horários e deixa sua assinatura. Um dos principais problemas é a facilidade em se fazer alterações e rasuras, consideradas fraude. Além disso, o espelho de ponto e as anotações de controle também são feitas manualmente.

Ponto mecânico

Também considerado antigo, nesse modelo os colaboradores marcam o ponto em um relógio por meio de um cartão. As informações são passadas do relógio para um arquivo, quando é feita a conferência, também manual.

Ponto eletrônico

Nesse sistema, o registro é feito por meio de um relógio eletrônico, que registra os horários do colaborador, que não consegue alterar o horário, assim, as chances de fraudes são menores. A marcação pode ser feita por meio de biometria.

Ponto digital

É o modelo de ponto mais atual, baseado em uma tecnologia avançada. Conhecido também como ponto alternativo, surgiu para suprir algumas demandas do mercado e é aprovado por lei. O registro pode ser feito por meio de aplicativos, por exemplo, que são instalados em dispositivos móveis do colaborador. Isso possibilita a flexibilidade, já que o funcionário não precisa estar presente na empresa para registrar o ponto.

A legislação a respeito do controle de ponto

A primeira legislação referente ao controle de ponto foi criada em 1989, por meio da Lei nº 7.855, porém, gerava controvérsias porque os sistemas de marcação permitidos, manual e mecânico, eram passíveis de fraudes.

Foi em 2009, com a Portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, que passou a ser permitido o uso de sistemas eletrônicos que dificultam a adulteração dos registros nas marcações, além da possibilidade de adotar tecnologias de reconhecimento biométrico, que aumentaram ainda mais a confiabilidade do registro.

Ainda assim, com a evolução do mercado, o aumento da quantidade de cargos que atuam externamente e a popularização dos modelos de trabalho home office, esses sistemas legalizados foram se tornando insuficientes para as demandas das empresas.

Em 2011, foi publicada a Portaria 373 do MTE, que passou a regulamentar o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, como o relógio de ponto digital ou ponto digital, o que inclui os aplicativos de controle de ponto.

Desde que estejam de acordo com normas já estabelecidas pela Portaria 1.510, que regulamentou os sistemas eletrônicos, os sistemas alternativos podem ser utilizados.

Podendo contar com a ajuda da tecnologia, as empresas passaram a ter mais liberdade para realizar o controle de ponto dos funcionários, independentemente do local onde eles estejam trabalhando. 

É importante destacar ainda que, até 2019, as empresas com mais de dez trabalhadores eram obrigadas a manter o controle de jornada. 

Porém, com a publicação da Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), que alterou o § 2º do art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT, a obrigatoriedade do controle de jornada passou para as empresas que tenham a partir de 20 funcionários.

Isso não impede, no entanto, que empresas que tenham quadros menores adotem o controle de ponto como parte de sua política interna.

Além disso, há ainda situações em que a lei permite que o controle não seja feito, como no caso de colaboradores externos que atuem em horários incompatíveis com a fixação e também funcionários que atuem em cargos de gerência ou de confiança.

Veja estas 5 dicas para realizar o controle de ponto da maneira mais eficiente

Para tornar esse importante processo de gestão mais eficiente, ágil e seguro para a empresa e também para os funcionários, fique atento a essas sugestões para colocar em prática na empresa:

Incorpore o processo à cultura da empresa e dê a devida importância

O controle de ponto é um processo que deve fazer parte da rotina dos funcionários e, justamente por isso, ele deve fazer parte da cultura organizacional.

Isso significa que deve ser tratado não apenas como um processo mecânico e rotineiro. Mas também, importante para resguardar as informações de jornada de todos e para munir a empresa desses dados, que garante o correto andamento de outros processos.

Incentive a correta marcação do ponto

O ato de marcar o ponto deve ser constantemente incentivado e orientado. Assim, com as informações que a empresa tem, deve monitorar a marcação de todos e observar os principais erros cometidos.

Por exemplo, se os funcionários têm batido o ponto com atraso ou esquecido com frequência de registrar os horários de entrada ou saída para o almoço, é papel da empresa reforçar essa importância e pensar em estratégias para retomar a correta marcação, como lembretes individuais ou coletivos.

Dê feedbacks e mostre como o controle de ponto é importante

Principalmente se a empresa conta com a tecnologia para fazer o registro de ponto, dar esses feedbacks torna a ação ainda mais fácil e ágil.

Esses retornos devem ser dados, inclusive, mostrando relatórios gerais e gráficos. Além de explicado, em detalhes, para que serve o controle de ponto, além de controlar a jornada do funcionário.

Quando o colaborador consegue visualizar, na prática, a função de um processo, fica mais fácil fazer com que ele cumpra sua tarefa. Por exemplo, no caso do ponto, como a marcação correta agiliza o fechamento da folha de ponto e, consequentemente, o pagamento do salário.

Fique sempre atento à legislação

O controle de ponto possui um arcabouço legal que o orienta e que deve ser seguido. É muito importante que o RH fique sempre atento a essas orientações, caso surja algum caso específico de um colaborador ou até mesmo caso ocorram alterações na legislação do ponto.

Automatize o processo: invista no controle de ponto digital

A marcação do ponto pode ser ainda mais fácil, correta e segura quando a empresa opta pelo uso de tecnologia no processo.

É por meio da tecnologia, inclusive, que as empresas conseguem realizar o controle de ponto durante o isolamento social, no contexto da pandemia da covid-19, para os funcionários que estão trabalhando em home office, por meio da marcação em smartphones, tablets ou notebooks. 

Apenas com a tecnologia a empresa pode seguir fazendo um acompanhamento eficiente da jornada de trabalho, sem que para isso o trabalhador tenha que se deslocar até a empresa.

Além disso, com a pandemia e a necessidade de se evitar o contato com as superfícies, as empresas estão optando também pelo modelo de trabalho híbrido.

Para isso, existe também uma tecnologia que permite marcar o ponto de forma segura. Isso seria feito por meio de um sistema que faz a leitura do crachá do funcionário e o registro é feito com a leitura de um código QR code. 

Essas possibilidades trazidas pela tecnologia só reforçam como o controle de ponto pode ser realmente um processo mais ágil, eficiente e seguro.

O controle de ponto é fundamental para garantir o cumprimento da jornada de trabalho dos funcionários. Além de fornecer dados que interferem, diretamente, no pagamento do salário e mostrar informações sobre a produtividade das equipes. Contar com a tecnologia no processo é uma escolha que traz ainda mais benefícios para as partes envolvidas!

Neste mês de maio o Tangerino está completando 8 anos com uma oferta imperdível: controle de ponto digital com até 80% de desconto! Modernize a gestão da jornada de trabalho dos seus colaboradores!

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